Festival d’Avignon : piloter un festival multi-lieux avec #DIESE
Chaque été, le Festival d’Avignon mobilise des centaines de professionnels, sur plus de cinquante lieux, dans un contexte de montée en charge exceptionnelle.
Pour fiabiliser la planification, structurer la gestion du personnel et piloter ses coûts, le Festival s’appuie sur #DIESE comme outil central de coordination et de gestion.
Piloter un festival à très grande échelle
Le Festival d’Avignon se caractérise par une organisation complexe et fortement saisonnière. Chaque édition implique la coordination de plus de cinquante lieux, d’équipes techniques nombreuses et de services administratifs très sollicités.
La montée en charge est particulièrement marquée. Le volume de contrats passe d’une quarantaine sur l’année à près de sept cents pendant le festival. Cette réalité impose des outils capables d’absorber des pics d’activité importants, sans perte de fiabilité.
Par ailleurs, chaque lieu était historiquement géré de manière autonome, avec des pratiques et des outils différents.
Cette organisation limitait la visibilité globale et le pilotage à moyen terme.
Des enjeux clairs : visibilité, fiabilité et pilotage
Le projet, porté par l’administration de la direction technique, répondait à plusieurs besoins structurants.
D’abord, disposer d’un planning général unique, couvrant l’ensemble des activités et des occupations de lieux. Ensuite, fiabiliser la planification du personnel, en priorité technique, dans un contexte de contrats courts très nombreux.
Un autre enjeu majeur concernait la fluidification des processus RH : déclarations préalables à l’embauche, édition des contrats, signature électronique et transmission des variables de paie.
Enfin, le Festival souhaitait une gestion plus claire de sa programmation, à ses différents stades de confirmation, afin de garantir une information toujours à jour pour les équipes internes jusqu’à l’annonce officielle du programme.
#DIESE comme socle de coordination
Pour répondre à ces enjeux, le Festival d’Avignon s’appuie sur le standard #DIESE, sans développement spécifique.
La programmation du festival est pilotée dans l’outil, depuis les phases de travail internes jusqu’à la publication du programme.
Le planning d’activité centralise l’ensemble des occupations, offrant une vision consolidée des lieux, des tournées et des activités.
La planification du personnel, notamment technique, constitue un pilier du dispositif. Elle permet une meilleure visibilité sur les affectations, les périodes et les coûts associés.
#DIESE est également interfacé avec le logiciel de paie sPAIEctacle (GHS) : les contacts et les variables de paie sont transmis sans ressaisie, pour tous les profils contractuels.
Enfin, les coûts de production, en particulier ceux liés aux contrats techniques, sont consolidés dans le suivi budgétaire. Cela renforce le pilotage financier et la préparation des éditions futures.
MyDiese : structurer la communication interne
Le portail salarié MyDiese joue un rôle central dans l’organisation du Festival.
Il permet de communiquer les plannings personnels et d’équipe, de diffuser des informations pratiques et des documents internes. Pour les permanents, il sert également à gérer les demandes d’absence.
Le Festival a par ailleurs contribué à faire évoluer certains usages, notamment autour de la gestion en masse :
formulaires RH, recrutement et publication automatique des plannings à l’avance.
Un projet structurant et durable
Lancé en 2019 pour une mise en production en 2020, le projet a démontré la capacité de #DIESE à absorber des volumes d’activité très importants, tout en conservant lisibilité et fiabilité.
Il illustre également un travail de confiance et de co-construction entre les équipes du Festival d’Avignon et celles d’IT4Culture, au service d’une organisation plus fluide et mieux pilotée.
Aujourd’hui, le Festival entre dans une phase d’approfondissement de l’exploitation de ses données, avec l’objectif de renforcer encore l’aide à la décision pour les équipes.
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