Wiener Festwochen : un planning unique pour piloter un festival international
Pour piloter un festival international concentré sur quelques semaines et réparti sur plus de vingt lieux, les Wiener Festwochen avaient besoin d’une source unique d’information.
En s’appuyant sur les modules socle de #DIESE, le festival a structuré sa programmation et fiabilisé son planning, avant, pendant et au-delà de l’événement.
Un festival international par nature complexe
Les Wiener Festwochen comptent parmi les grands festivals pluridisciplinaires européens. Chaque édition rassemble des productions, coproductions et accueils portés par des compagnies internationales, dans un grand nombre de lieux à Vienne.
Cependant, la réalité d’un festival impose des contraintes fortes. La programmation se construit progressivement. Les informations se confirment au fil du temps. Les équipes doivent coordonner titres, formats, lieux, répétitions et arrivées des compagnies, dans un calendrier resserré.
Dans ce contexte, le planning devient un outil stratégique, autant pour organiser que pour communiquer.
Le besoin : structurer la programmation autour d’un planning unique
À l’origine du projet, la direction de la production des Wiener Festwochen identifie deux besoins majeurs :
disposer d’un planning unique, fiable et partagé,
centraliser les informations de programmation dans une source de référence commune.
En effet, pendant un festival, la coexistence de plusieurs fichiers ou versions fragilise la coordination. Un outil unique devient indispensable pour sécuriser l’organisation et fluidifier le travail des équipes.
Le socle #DIESE pour piloter un festival multi-sites
Les Wiener Festwochen ont choisi d’implémenter les trois modules socle de #DIESE :
Projets (Productions) pour structurer la programmation,
Contacts pour centraliser les interlocuteurs,
Planning comme colonne vertébrale du dispositif.
Le planning général est au cœur de l’usage. Il permet de gérer l’ensemble des événements du festival, tout en coordonnant l’occupation de plus de 20 lieux.
Par ailleurs, les fiches événements dans #DIESE sont utilisées de manière approfondie par la production.
Elles centralisent non seulement les informations de programmation (titres de travail, titres marketing, formats), mais aussi des données essentielles pour l’organisation du festival : éléments destinés à la billetterie, informations nécessaires à la préparation des surtitres, ainsi que des données analytiques permettant de qualifier les projets selon leur nature.
Ainsi, chaque événement est documenté avec un niveau de précision adapté, qu’il s’agisse d’une production, d’une coproduction ou d’une performance accueillie, tout en restant intégré dans une vision globale du festival.
Un outil pensé pour le rythme du festival
Pendant l’édition, #DIESE devient la référence partagée pour toute l’organisation. Le planning permet de suivre une cinquantaine d’événements, dans un environnement en constante évolution.
Au-delà du temps fort du festival, l’outil est également utilisé pour préparer et gérer les tournées des projets produits ou coproduits par les Wiener Festwochen, prolongeant ainsi l’usage sur l’ensemble du cycle de vie des projets.
Ce que #DIESE apporte aux Wiener Festwochen
Aujourd’hui, #DIESE permet au festival de :
structurer sa programmation dans un cadre commun,
fiabiliser le planning dans un contexte multi-lieux et international,
partager une information claire et à jour en interne,
mieux anticiper les contraintes spécifiques au format festival.
Ainsi, les équipes disposent d’un outil adapté au rythme intense et évolutif d’un grand festival, tout en conservant une vision globale de l’organisation.