Royal Ballet & Opera : #DIESE au cœur de l’écosystème numérique
Depuis plus de 10 ans, le Royal — précédemment le Royal Opera House — s’appuie sur #DIESE pour structurer et centraliser son système d’information. Dans un environnement d’une rare complexité, l’institution londonienne a progressivement positionné #DIESE au cœur de son écosystème numérique.
Une institution d’envergure internationale confrontée à la complexité opérationnelle
Le Royal Ballet & Opera regroupe l’opéra, le ballet, ainsi qu’un orchestre et un chœur permanents. Deux scènes à Covent Garden, des ateliers et espaces logistiques dans l’Essex, des équipes artistiques et techniques d’une taille exceptionnelle : la coordination quotidienne représente un défi majeur.
La densité de la saison, la multiplicité des productions et la gestion des distributions exigent une vision consolidée et fiable des données.
En effet, l’enjeu n’était pas seulement de planifier. Il s’agissait d’insérer les processus métier dans un écosystème numérique cohérent, capable d’interagir avec la finance, la billetterie, la paie ou encore les outils de suivi de santé pour les artistes.
Phase 1 : centraliser les données de production et d’activité
Un premier projet, livré en 2015, se concentrait sur la gestion du matériel de scène et notamment des costumes, en lien avec les productions d’opéra et de ballet.
A partir de 2019, un second volet a établi #DIESE comme un système centralisé de planification de l’activité :
Gestion des espaces et des occupations sur l’ensemble des sites,
Programmation de saison, gestion des productions et des distributions,
- Commercialisation des espaces,
- Structuration de la base de contacts
L’objectif : centraliser les données clés liées aux saisons, aux productions, à l’utilisation des espaces, aux contacts et aux activités commerciales ; et les structurer de manière adaptée pour répondre aux besoins d’une grande maison lyrique et chorégraphique.
Cette phase a compris l’intégration avec Tessitura, logiciel de billetterie et CRM qui constitue l’autre pillier de l’écosystème numérique du Royal Ballet & Opera.
Phase 2 : planifier artistes et équipes dans un cadre unifié
En 2023, une nouvelle étape a été franchie : centraliser la planification des artistes et du personnel.
La variété, la complexité, et le volume des populations planifiées au Royal Opera & Ballet, exigent un système particulièrement flexible et puissant en termes de calcul.
#DIESE permet désormais de planifier :
les équipes du ballet,
les équipes d’accueil,
la technique,
l’opéra et le chœur,
#DIESE leur permet non seulement de disposier d’un planning fiable et facilement communicable. L’ensemble des règles de rémunération, parfois complexes et notamment liées aux accords collectifs, sont structurées dans le système, et peuvent être exportés vers la paie.
Pour une partie des équipes, cette montée à bord a signifié délaisser les documents Word, Excel ou les e-mails dispersés, pour s’insérer dans un système complet.
Un cas d’usage avancé : le ballet
Le ballet constitue l’un des usages les plus aboutis du Royal Ballet & Opera pour un ensemble artistique.
La planification détaillée des danseurs s’effectue via une vue chronologique adaptée aux besoins artistiques. Un écran dans les locaux du ballet affiche une vue des activités en temps réel, et permet une lecture opérationnelle claire au quotidien.
De plus, la gestion des rendez-vous de santé est intégrée avec #DIESE. Les danseurs peuvent consulter leur planning, et réserver des créneaux avec les physiothérapeutes ou autres intervenants via le portail individuel MyDiese.
Ces informations sont liées avec le logiciel Smartabase, pour la gestion de la dimension physique et sportive. Ainsi, la planification artistique et le suivi de la santé coexistent dans un environnement interconnecté.
Créé avec le Royal Ballet & Opera, ce fonctionnement a pu être déployé dans d’autres maisons disposant d’un ensemble chorégraphique.
Des intégrations structurantes au cœur de l’écosystème numérique
La force du dispositif repose sur les intégrations.
#DIESE est connecté :
à Tessitura (billetterie),
à Business Central (finance),
à Smartabase (santé),
à Dayforce (paie),
au site web et à la plateforme de streaming du Royal Ballet & Opera.
Plusieurs process API ont été mises en place pour garantir la circulation fluide des données.
Ainsi, #DIESE ne fonctionne pas comme un outil isolé. Il agit comme le noyau opérationnel de l’écosystème numérique du Royal Ballet & Opera.
Bénéfices : visibilité, cohérence et pilotage transversal
Aujourd’hui, l’institution dispose :
d’une base de données centralisée pour ses productions,
d’une vision consolidée des distributions et des ressources,
d’un planning unifié pour les équipes,
d’une interconnexion avec ses systèmes stratégiques.
En revanche, un projet de cette ampleur exige rigueur et coordination. L’organisation en streams parallèles, avec plusieurs chefs de projet côté #DIESE et une gouvernance stricte côté client, a été déterminante.
Cette collaboration s’inscrit dans la durée. Peu d’institutions de cette taille ont structuré l’ensemble de leur cycle de vie IT avec un partenaire unique – et cette confiance nous rend particulièrement fier.ère.s !
Enfin, la stabilisation complète de l’environnement ouvrira la voie à de nouvelles optimisations. La centralisation des données constitue désormais un socle solide pour accompagner les évolutions futures du Royal Ballet & Opera.