#DIESE au cœur de l’organisation du Festival d’Aix-en-Provence
Chaque été, le Festival d’Aix-en-Provence connaît une montée en charge exceptionnelle de son activité. Avec plusieurs centaines de contrats artistiques et techniques à gérer sur une période très concentrée, l’organisation repose sur des outils robustes et éprouvés. Depuis près de dix ans, #DIESE accompagne le Festival dans la structuration de sa production, la gestion de ses ressources et le pilotage de ses opérations.
Un festival lyrique aux contraintes organisationnelles uniques
Le Festival d’Aix-en-Provence occupe une place singulière dans le paysage culturel européen. Historiquement centré sur l’opéra, il développe également une programmation élargie, incluant concerts, créations contemporaines et actions de médiation menées tout au long de l’année.
Son activité s’articule autour de plusieurs temps forts. Le festival d’été, en juin et juillet, concentre l’essentiel des productions lyriques. Il s’accompagne de la programmation « Aix en juin » et des activités de l’Académie, qui accueille de jeunes artistes en résidence. À cela s’ajoutent de nombreuses coproductions et diffusions, en France comme à l’international.
Par ailleurs, le Festival ne dispose pas d’orchestre permanent. Chaque saison implique donc le recrutement de musiciens, solistes, techniciens et personnels administratifs, avec des volumes de contrats très élevés et des cadres juridiques exigeants, notamment en matière de droits artistiques.
Avant #DIESE : absorber des pics d’activité majeurs
La principale contrainte organisationnelle du Festival réside dans la variation extrême de son activité. En période creuse, la structure fonctionne avec une cinquantaine de permanents répartis entre Aix-en-Provence, Paris et Venelles, où se situe notamment l’atelier de fabrication.
À l’approche de l’été, la situation change radicalement. Le nombre de contrats passe alors à environ 500 à 600 sur une période très courte. Cette montée en charge impose une coordination fine entre production, administration, ressources humaines, ateliers et équipes techniques.
Dans ce contexte, il devenait indispensable de disposer d’un outil capable de centraliser l’information, de fiabiliser les processus et d’offrir une vision partagée à l’ensemble des équipes.
Une mise en œuvre large et structurante de #DIESE
Déployé à partir de 2015, #DIESE couvre aujourd’hui un périmètre particulièrement étendu au Festival d’Aix-en-Provence. L’outil est utilisé pour piloter la production, le planning général, la gestion des contacts et des contrats d’artistes, ainsi que la gestion du personnel via le module de Gestion des Temps et des Activités.
Les équipes s’appuient également sur #DIESE pour gérer les stocks de costumes, perruques, accessoires et décors, suivre les engagements budgétaires et exploiter les données via les fonctions d’analytics. Les tournées font l’objet de productions spécifiques dans le logiciel, identifiées comme telles, afin de distinguer clairement ces activités du reste de la programmation.
#DIESE intégré à l’écosystème numérique du Festival
#DIESE s’inscrit pleinement dans l’écosystème numérique du Festival d’Aix-en-Provence, grâce à plusieurs interfaces structurantes.
Une première interface relie #DIESE au logiciel de paie sPAIEctacle, édité par GHS. Elle couvre les contacts, les contrats et les éléments de paie, pour les intermittents comme pour les permanents. Ainsi, les données sont fiabilisées et les ressaisies limitées, dans un contexte de forte volumétrie contractuelle.
Le Festival s’appuie également sur une interface avec la solution de signature électronique DocuSign. Les contrats d’embauche, mais aussi les contrats de cession de droits, de prestation de service ou encore les conventions de location de logement, sont générés dans #DIESE puis signés électroniquement.
Enfin, une interface avec le logiciel de comptabilité Sage permet la transmission de l’ensemble des engagements. Par conséquent, la continuité des données est assurée entre production, administration et finance.
Autonomie des équipes et transmission des usages
Le Festival d’Aix-en-Provence se distingue par un niveau remarquable d’appropriation de #DIESE par l’ensemble de ses équipes. Cette maturité repose sur une transmission interne très structurée, combinant documentation des processus et formation par les pairs.
Au-delà d’un outil de gestion, #DIESE est devenu un langage commun entre services. Il porte les processus, facilite les passations et garantit la continuité des pratiques dans la durée. Cette trajectoire explique une utilisation aujourd’hui pleinement alignée avec le standard de #DIESE, robuste et pérenne, car peu dépendante de développements ad hoc.
Une dynamique d’évolution continue
Même après près de dix ans d’utilisation, le Festival continue de faire évoluer ses usages. Un exemple récent concerne la gestion des logements des artistes. Désormais, #DIESE est utilisé pour gérer un parc d’appartements et de maisons, affecter les artistes et produire des fiches de présentation des biens.
Les documents de location sont rédigés directement dans #DIESE, puis envoyés à la signature via DocuSign. Ainsi, ce projet illustre la capacité du logiciel à accompagner de nouveaux besoins opérationnels, tout en restant intégré aux processus existants.
À retenir
Une organisation culturelle complexe, avec des pics d’activité très marqués
Une utilisation large et structurante de #DIESE depuis 2015
Un haut niveau d’appropriation et de transmission des usages
Des processus fiabilisés et partagés entre services
Une solution qui continue d’évoluer avec les besoins du Festival
Vous gérez des productions complexes ou des pics d’activité importants ?
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