L’intégration DocuSign de #DIESE s’étend aux demandes de paiement
Acomptes, soldes, cautions… : avec #DIESE, le client peut désormais signer un document et régler directement le montant dû via DocuSign. C’est une nouvelle avancée pour une intégration native, déjà adoptée par plus d’un tiers des structures utilisant #DIESE.
Signer et payer dans la foulée
Location d’espaces, réservation de prestations, visites de groupe : chaque vente s’accompagne de montants à percevoir. L’acompte sécurise la réservation, le solde la conclut, et des ajustements peuvent s’y ajouter en cours de route. Signature et règlement relèvent pourtant souvent de deux démarches distinctes.
Les demandes de paiement DocuSign les réunissent. Le client signe le document, puis règle le montant demandé sans changer d’interface. Côté structure, chaque paiement est enregistré dès le retour du document.
Comment ça fonctionne dans #DIESE
Tout part de l’échéancier de paiement de la vente, renseigné dans #DIESE, qui fixe chaque échéance : par exemple, un acompte de 50 % puis le solde. Ensuite, le parcours est simple :
- Au moment d’envoyer le document en signature électronique, l’utilisateur choisit le montant à faire régler.
- DocuSign transmet le document au client, selon le circuit de signature prévu.
- Le client signe. Une fenêtre de paiement s’ouvre aussitôt, et il règle le montant indiqué.
- Le document revient dans #DIESE, rattaché à la vente, avec un statut mis à jour.
Chaque demande de paiement suit ce même parcours, qu’il s’agisse d’un acompte, du solde ou d’un avenant ajoutant des prestations à la réservation initiale. Dès qu’un montant est en jeu, la demande peut passer par DocuSign.
Le paiement ne passe jamais par #DIESE
Le paiement est entièrement géré par DocuSign : #DIESE indique simplement le montant à demander. Aucune donnée bancaire ne transite par le logiciel. Chaque équipe garde ainsi son outil : les équipes financières suivent les règlements dans DocuSign, et les équipes commerciales et événementielles pilotent leurs réservations dans #DIESE.
Au George W. Bush Presidential Center, par exemple, ce fonctionnement accompagne chaque réservation de groupe : un premier envoi pour l’acompte de 50 %, un second pour le solde. Cette pratique est standard en Amérique du Nord, pour les lieux qui louent leurs espaces.
DocuSign, partenaire principal de la signature électronique dans #DIESE
Cette nouveauté s’appuie sur une intégration éprouvée. DocuSign est le partenaire principal de #DIESE pour la signature électronique, d’abord en raison de la profondeur de l’intégration.
Il ne s’agit pas d’un simple connecteur. DocuSign informe #DIESE en temps réel de l’avancée de chaque document, et des tâches automatiques complètent ce suivi. Les statuts évoluent donc d’eux-mêmes, sans action de l’utilisateur. Une demande arrivée à expiration est elle aussi prise en compte automatiquement.
DocuSign est par ailleurs un standard largement adopté et très bien documenté ; l’intégration peut ainsi évoluer et s’affiner en continu.
Les documents contractuels, cœur de l’intégration
Les contrats restent le premier usage de DocuSign chez les clients #DIESE. Le document est édité depuis la fiche contrat, à partir des informations déjà saisies dans #DIESE. Il part ensuite dans un circuit de signature paramétrable :
- plusieurs signataires peuvent y figurer ;
- des viseurs peuvent relire le document sans le signer ;
- des relances automatiques partent si une signature se fait attendre.
Une fois signé, le document revient dans la fiche contrat, où il est archivé.
Les ventes et réservations suivent la même logique. Un même circuit peut regrouper plusieurs documents liés à la vente : devis, documents d’acompte, conditions générales. Les structures qui l’utilisent saluent la fiabilité du dispositif.
Fiches formation, restitution de matériel… et autres processus
La signature électronique s’étend aussi aux documents rattachés à d’autres fiches de #DIESE. En ressources humaines, elle sert par exemple aux documents de formation ou aux entretiens. Elle permet aussi de faire signer des attestations de réception de matériel. Le Théâtre du Châtelet y a recours pour ces deux derniers cas. D’autres processus, propres à chaque structure, peuvent suivre la même voie.
Envie d’aller plus loin ?
Vous souhaitez envoyer des demandes de paiement DocuSign à vos clients, ou étendre la signature électronique à de nouveaux processus ? Les équipes #DIESE sont à votre écoute pour en parler.