Royal Concertgebouw Orchestra : la gestion d’orchestre dans un système partagé
Depuis 2023, le Royal Concertgebouw Orchestra déploie DIESE pour structurer la gestion de sa programmation, de son répertoire et des contrats de ses musiciens dans un système partagé à l’échelle de toute l’organisation. Mis en production en 2025, le projet accompagne l’orchestre dans la consolidation d’un outil commun pour ses équipes artistiques, administratives et techniques.
Un besoin clair : un système transverse pour toute l’organisation
Basé à Amsterdam, le Royal Concertgebouw Orchestra (KCO) figure parmi les orchestres symphoniques les plus réputés au monde. Sa programmation internationale exigeante, son activité de tournée soutenue et la richesse de son répertoire impliquent une coordination permanente entre de nombreux services : direction artistique, production, bibliothèques musicales, administration, gestion des contrats.
Avant le projet, les équipes utilisaient différents outils, dont OPAS pour la gestion d’orchestre. L’enjeu n’était pas de « moderniser », mais de disposer d’un système organization-wide, capable de :
centraliser le planning général,
structurer la programmation de saison,
consolider la gestion des œuvres et du répertoire,
piloter les contrats des musiciens dans un environnement unique.
Le projet, porté fortement par le département informatique, visait donc à créer une source unique de vérité pour l’ensemble des activités orchestrales.
Un périmètre structurant : programmation, répertoire et gestion d’orchestre
Le déploiement de DIESE au KCO s’est concentré sur plusieurs piliers essentiels.
1. Les modules cœur : productions, contacts et planning
La base de productions constitue désormais la colonne vertébrale du système. Chaque projet – concerts, programmes, grandes tournées – est structuré dans DIESE avec :
son programme d’œuvres,
son cast,
son planning associé,
ses documents contractuels.
Le planning général offre une vision consolidée des activités, facilitant la coordination entre services et la gestion des ressources.
2. La gestion du répertoire (module Œuvres)
Le module Œuvres joue un rôle central dans la structuration du répertoire symphonique. Il permet :
de relier les productions aux œuvres et à leurs versions,
d’historiser les programmes joués,
de croiser programmation artistique et besoins instrumentaux.
Certaines évolutions spécifiques ont été développées pour répondre aux exigences fines de programmation du KCO, notamment dans des contextes de collaborations et de croisements avec d’autres disciplines artistiques.
3. Le module COB pour la planification des musiciens
La gestion d’orchestre repose sur l’utilisation approfondie du module COB (Chœur – Orchestre – Ballet), conçu pour planifier les ensembles permanents.
Concrètement, DIESE permet :
de créer et gérer les engagements des musiciens,
d’assigner les artistes aux répétitions et représentations,
de contrôler les règles de rémunération,
d’éditer les feuilles d’heures,
d’exporter les éléments nécessaires à la paie.
La gestion des contrats d’orchestre est aujourd’hui largement structurée dans DIESE, avec un circuit contractuel en plusieurs étapes. Certains ajustements sont encore en cours pour affiner les processus de signature et de validation, mais le socle est désormais en place.
Des bibliothécaires aux managers : un outil partagé
Un des marqueurs forts du projet est son adoption à large échelle.
Les bibliothécaires utilisent intensivement DIESE pour gérer les œuvres et l’instrumentation. Les managers, les responsables de production et les équipes administratives disposent également d’un accès au système.
L’objectif est clair : faire de DIESE un outil réellement partagé, et non un logiciel cantonné à un seul service.
Un travail spécifique a notamment été mené sur :
des modèles saisonniers complets,
des programmes hebdomadaires détaillant les œuvres travaillées et leur instrumentation,
l’équilibre entre digitalisation et maintien de certains supports papier lorsque cela reste pertinent.
Cette approche pragmatique a facilité l’appropriation progressive du système.
Des intégrations pour s’inscrire dans l’écosystème existant
Le projet inclut également plusieurs intégrations stratégiques :
SSO pour un accès simplifié et sécurisé,
accès via API, notamment pour alimenter d’autres systèmes,
intégration avec Salesforce pour la paie,
signature électronique via DocuSign.
Cette interopérabilité garantit une circulation fluide des données et évite les doubles saisies, dans une logique d’écosystème numérique cohérent.
Un projet collaboratif et évolutif
Lancé en 2023 et officiellement mis en production en 2025, le projet s’inscrit dans une dynamique collaborative forte.
Comme dans tout déploiement organisation-wide, les premières phases d’adoption ont nécessité un accompagnement attentif. Aujourd’hui, l’usage est bien installé, et le travail se poursuit sur des optimisations fines, notamment :
l’amélioration des circuits contractuels,
certaines fonctionnalités avancées de planification des musiciens,
le déploiement progressif du portail MyDiese.
Au-delà du périmètre initial, le projet a également contribué à enrichir les fonctionnalités symphoniques de DIESE, au bénéfice d’autres grands orchestres internationaux.
Une gestion d’orchestre centralisée et structurée
Avec DIESE, le Royal Concertgebouw Orchestra dispose désormais d’un système partagé pour :
piloter sa programmation de saison,
structurer son répertoire,
gérer les engagements et contrats des musiciens,
coordonner l’ensemble des services autour d’un planning commun.
La centralisation de la gestion d’orchestre dans un système partagé renforce la lisibilité des processus et la cohérence organisationnelle, tout en respectant les spécificités d’un orchestre symphonique de dimension internationale.
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