À Montpellier, la danse contemporaine quitte les tableurs pour #DIESE

En réunissant le CCN d’Occitanie et Montpellier Danse, l’Agora s’est dotée d’une organisation à la hauteur de ses ambitions. Pour accompagner ce nouvel élan, la cité de la danse a choisi #DIESE afin de réunir planning, équipes et réservation de studios dans un même outil – jusqu’à un billet du jour conçu sur mesure pour son festival.

Une cité de la danse aux activités multiples

À Montpellier, l’Agora occupe une place singulière dans le paysage chorégraphique. Installée dans un bâtiment de caractère – une ancienne prison dont un cachot a été conservé en mémoire des lieux – elle réunit sous un même toit des activités d’ordinaire dispersées.

On y trouve des scènes, des studios de répétition, des résidences d’artistes et des hébergements, ainsi qu’une formation supérieure en chorégraphie dont les étudiants comptent parmi les usagers du lieu. Placée sous la codirection artistique de Hofesh Shechter et Jeanne Gallois, figures reconnues de la danse contemporaine, la structure est née du rapprochement de deux entités, le CCN d’Occitanie et Montpellier Danse.

Cette richesse fait aussi sa complexité : des lieux nombreux, des usages variés, des interlocuteurs multiples et une programmation qui culmine chaque été avec un festival.

Une fusion, l’occasion de se structurer

La création de cette entité réunie a constitué un moment charnière. Plutôt que de juxtaposer les habitudes des deux structures, l’Agora a saisi l’occasion pour se doter d’un véritable outil métier.

Jusque-là, la planification et le suivi de l’activité s’organisaient sur des tableurs. L’enjeu était de réunir l’information dans une base unique, fiable et partagée, capable de soutenir une organisation en pleine construction.

Une base unique pour le planning, les équipes et les projets

#DIESE est devenu le socle de pilotage de l’activité. Plusieurs modules ont été déployés ensemble :

• le planning d’activité, pour orchestrer répétitions, représentations et occupations de lieux ;
• les projets et les contacts, pour structurer la programmation et la base de l’organisation ;
• la gestion des temps et des activités, pour planifier le personnel permanent et les contrats courts des différents services (technique, production, pédagogique, administratif …) et préparer les variables de paie. Pour les contrats courts techniques, ces variables sont ensuite transmises au logiciel de paie Spaiectacle par interface.

Aujourd’hui, l’ensemble des équipes dispose d’un compte, et la planification du personnel s’appuie sur le portail MyDièse, que chacun peut consulter en temps réel.

Un billet du jour pensé sur mesure

Pour répondre à son besoin de communication quotidienne, l’Agora a bénéficié d’un nouveau document : un planning jour par jour, qui rassemble en un coup d’œil l’activité d’une journée pour toute la structure.

Conçu à l’occasion de ce projet, l’objectif pour ce document était clair : être opérationnel pour le festival dès l’année 1, afin d’accompagner ce temps fort de la saison. 

Réserver un studio en autonomie

Autre apport du projet : la réservation de studios par des tiers. Très bientôt, les compagnies extérieures pourront formuler une demande depuis le site web ; un compte MyDièse leur sera ensuite ouvert pour réserver leurs créneaux en autonomie. Une logique comparable est en cours de déploiement pour les étudiants de la formation.

Ce processus, régulièrement mise en place dans les écoles et conservatoires, allègera la gestion interne tout en offrant aux utilisateurs un accès direct et simple à la réservation.

Vous gérez, vous aussi, des lieux et des activités multiples ?

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