George W. Bush Presidential Center : #DIESE au centre de la commercialisation des espaces
Gérer un lieu institutionnel à forte portée symbolique implique rigueur et fiabilité. Au George W. Bush Presidential Center, la location d’espaces représente une activité stratégique. Avec plus de 500 demandes par an, la structuration du processus commercial est devenue un enjeu majeur.
Pour répondre à cette exigence, l’organisation a choisi #DIESE pour piloter l’ensemble de sa commercialisation des espaces.
Structurer un volume important de demandes
Bibliothèque présidentielle, musée et lieu événementiel, le George W. Bush Presidential Center accueille :
des réunions d’affaires
des événements institutionnels
des mariages
des visites de groupes et field trips
Historiquement, la gestion des locations nécessitait un outil capable de couvrir tout le cycle de vente. L’objectif était clair : centraliser les demandes et fiabiliser le suivi.
Grâce à #DIESE, l’ensemble du processus est désormais intégré :
Formulaires en ligne connectés
Gestion des demandes entrantes
Devis et contrats
Facturation
Suivi commercial
Concrètement, la commercialisation des espaces est pilotée de bout en bout dans une seule plateforme.
Sécuriser la planification et éviter les conflits
La multiplicité des événements exige une visibilité globale sur les lieux.
Le module Planning permet :
d’éviter les double-réservations
d’avoir une vue consolidée des espaces
d’anticiper les contraintes logistiques
Par ailleurs, certaines automatisations ont été mises en place pour réserver plusieurs espaces selon le type d’événement.
Ainsi, les équipes disposent d’une vision claire et partagée de l’occupation des lieux.
Optimiser le processus commercial avec DocuSign
Le projet a également été l’occasion de renforcer le module Sales.
L’intégration avec DocuSign a été approfondie :
Envoi et signature des contrats
Traitement des paiements via DocuSign
Enregistrement automatique des paiements dans #DIESE
Cette évolution permet une traçabilité complète et un gain de temps significatif.
En effet, la commercialisation des espaces s’appuie désormais sur un circuit digital sécurisé et fluide.
Gérer les groupes et les médiateurs
Au-delà des locations événementielles, le Bush Center a étendu l’usage de #DIESE à :
la gestion des réservations de groupes
la préparation des sorties scolaires
la coordination des visites guidées
Un planning hebdomadaire est partagé avec les responsables des accueils de visites. Cela permet d’anticiper les besoins sans complexifier leur organisation interne.
Ainsi, #DIESE devient un outil transversal, au service de plusieurs départements :
Commercialisation d’espace et services associés
Réservations de groupes
Occupation des espaces
Pilotage des SI
Un projet majoritairement standard, orienté évolution
Le déploiement repose à 90 % sur des fonctionnalités standard.
Cependant, le Bush Center a contribué à faire évoluer le module de réservations d’espaces de #DIESE. L’institution a notamment servi de pilote à certaines fonctionnalité de création automatisée de projets, une fois une commercialisation d’espace validée.
Cette collaboration a permis de pousser le module dans des usages nouveaux et exigeants, au service des autres institutions.
Aujourd’hui, les équipes ont un usage stabilisé du système. À moyen terme, des évolutions pourraient être envisagées pour contribuer au reporting financier.
Une plateforme stratégique pour une institution à forte visibilité
Avec moins de 20 utilisateurs, l’organisation reste de taille modérée. Cependant, son importance institutionnelle impose un haut niveau de fiabilité.
Grâce à #DIESE, la commercialisation des espaces est :
centralisée
sécurisée
analysable
Les équipes disposent donc désormais d’un meilleur pilotage commercial et d’une visibilité accrue sur leurs performances.
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