Somerset House : réconcilier programmation culturelle et gestion événementielle

Avec plus de 3 000 demandes annuelles et une activité soutenue de location d’espaces, Somerset House devait structurer un processus capable d’articuler programmation culturelle, gestion commerciale et occupation des espaces. DIESE centralise désormais ces activités dans un environnement unique, au service d’une organisation plus fluide et mieux pilotée.

Une organisation culturelle aux enjeux multiples

Situé au cœur de Londres, Somerset House conjugue programmation artistique ambitieuse et activité événementielle d’envergure. Expositions, installations, événements culturels et locations d’espaces cohabitent au quotidien.

Cette double vocation implique :

• un volume élevé de demandes entrantes

• une coordination étroite entre équipes commerciales, techniques et opérationnelles

• une gestion fine de l’occupation des espaces

Chaque semaine, environ 100 demandes sont reçues.

Entre 3 000 et 4 000 demandes sont enregistrées sur une saison commerciale.

Le Somerset House cherchait avant tout à remplacer son outil de gestion événementielle. Il est cependant vite apparu qu’un système permettant de combiner ces deux pans de l’activité — culturelle et commerciale — permettrait d’optimiser le pilotage global.

Structurer la gestion événementielle dans DIESE

Le périmètre du projet couvre aujourd’hui :

• la gestion des demandes et des ventes

• la gestion des projets (culturels et événementiels)

• le planning général et l’occupation des espaces

• le suivi budgétaire

• l’inventaire du matériel événementiel

Le projet a démarré avec un import depuis l’ancien système (Priava) des activités liés à la gestion évènementielle. Rien que pour la saison en cours, cela représentait :

• plus de 1 300 projets

• plus de 12 000 activités

• l’ensemble des contacts associés

DIESE est ainsi devenu le socle central de la gestion opérationnelle.

De la demande à la planification

Somerset House a participé activement à l’évolution du processus de gestion des demandes dans DIESE.

Les formulaires connectés au site web permettent désormais de structurer les demandes dès leur réception. Après qualification par les équipes commerciales, celles-ci sont transformées en projets, planifiées et suivies dans le même environnement.

Au fil des mois, ces formulaires ont été étendus à d’autres usages internes, notamment pour formaliser les besoins en ressources (sécurité, nettoyage, équipes opérationnelles).

La programmation culturelle et gestion événementielle réunies dans un seul logiciel permettent ainsi de fluidifier l’ensemble de la chaîne de gestion.

Une vision consolidée des espaces

Les équipes utilisent DIESE pour planifier l’occupation complète des espaces, qu’il s’agisse d’expositions, d’événements ou de locations.

Chaque département s’approprie l’outil selon ses priorités :

• les équipes commerciales pilotent les demandes et les opportunités

• les équipes événementielles structurent l’organisation opérationnelle

• les équipes expositions s’appuient sur DIESE pour la planification artistique

L’objectif actuel porte sur l’analyse fine de l’utilisation des espaces : durée d’occupation, périodes de vacance, contribution aux revenus.

Dans cette perspective, Somerset House a choisi d’activer le module Analytics & AI afin de renforcer ses capacités de pilotage.

Une collaboration structurante

Le projet a été mené dans un esprit très collaboratif entre les équipes commerciales, IT et IT4Culture.

Somerset House a contribué à faire évoluer certains processus liés à la gestion événementielle, notamment sur le traitement des demandes et leur transformation en projets.

Aujourd’hui, l’ensemble du cycle — de la demande initiale au suivi post-événement — est intégré dans DIESE.

Ce que cela change concrètement

La programmation culturelle et gestion événementielle réunies dans un seul logiciel permettent :

• une réduction des ressaisies

• une meilleure fiabilité des informations

• une coordination renforcée entre services

• une vision consolidée de l’occupation des espaces

• un socle de données structuré pour le pilotage

Conclusion

Unifier programmation culturelle et gestion événementielle est un choix stratégique.

En centralisant ses processus dans DIESE, Somerset House dispose désormais d’un outil unique pour structurer ses activités, sécuriser ses données et améliorer son pilotage global.

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