Trois lieux, une planification unique : l’organisation du TNSJ avec #DIESE
Le Teatro Nacional de São João, acteur majeur du paysage culturel portugais, a déployé #DIESE pour centraliser sa planification, structurer ses équipes techniques et sécuriser ses processus.
Un théâtre national aux enjeux multiples
Le Teatro Nacional de São João (TNSJ), basé à Porto, est l’un des principaux théâtres nationaux du Portugal. Constitué en Entité Publique Entrepreneuriale (E.P.E.), il assure une mission de service public : créer et présenter des spectacles dans différents genres, tout en maintenant un lien constant avec les grandes œuvres du répertoire portugais et international.
Son activité s’articule autour de trois lieux :
le Teatro Nacional São João,
le Teatro Carlos Alberto,
le Mosteiro de São Bento da Vitória.
La programmation est variée et majoritairement contemporaine, avec une forte dimension de création. L’institution produit ses spectacles et organise également des événements spéciaux.
En interne, l’organisation repose principalement sur des équipes permanentes (environ 80 % des effectifs). Les équipes techniques sont structurées par lieu, avec des fonctionnements distincts selon les sites.
Jusqu’en 2025, la planification et la coordination des équipes reposaient essentiellement sur Excel.
Passer d’Excel à un planning consolidé
L’absence de logiciel dédié limitait :
la visibilité globale sur les activités des trois sites
la coordination entre les équipes techniques
la fiabilité du suivi des temps
la capacité à structurer les projets à moyen terme
Le TNSJ a donc fait le choix de déployer #DIESE en 2025, avec un objectif clair : disposer d’un outil unique pour piloter la planification et les ressources.
Le projet, porté côté client par la direction technique, a été livré en quelques mois, dans une ambiance très collaborative.
Un périmètre centré sur la planification et les équipes
Le déploiement de #DIESE au TNSJ couvre aujourd’hui :
Programmation / Projets
Planning général
Gestion des Temps et des Activités (Planification des équipes)
Stocks
Une planification technique structurée
Le module de Gestion des Temps et Activités est principalement utilisé pour planifier les équipes techniques, elles-mêmes en majorité permanentes.
Le TNSJ l’utilise pour :
organiser les plages de travail des équipes par activité et par lieu
structurer les plages horaires
établir le planning prévisionnel, et fiabiliser le suivi du réalisé
exporter les plannings au format PDF pour diffusion interne
L’ensemble des services du théâtre pourraient à terme bénéficier de ce module pour la planification du personnel.
Une interface avec SmartTime pour fluidifier la gestion des temps
Un point structurant du projet est l’interface avec SmartTime, le système de badgeuses utilisé par le TNSJ, dans lequel est également gérée la paie.
Le principe :
#DIESE envoie les plages horaires planifiées vers SmartTime
SmartTime renvoie les informations liées aux congés
La paie reste gérée en dehors de #DIESE
Objectif de cette interconnexion :
éviter les doubles saisies
sécuriser la circulation des données
renforcer la cohérence entre planification et gestion administrative
Ce qu’il faut retenir
Avec #DIESE, le Teatro Nacional de São João a :
remplacé des outils dispersés par une solution centralisée
structuré la planification de trois sites culturels
sécurisé le suivi des équipes techniques
initié une interopérabilité avec son système de gestion des temps
Ce projet illustre la capacité de #DIESE à accompagner des structures culturelles de taille intermédiaire dans leur transformation numérique, sans complexité inutile et avec une mise en œuvre maîtrisée.
Vous pilotez plusieurs lieux ou équipes techniques ?
Disposer d’un planning unique et fiable change profondément la coordination interne.
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