Finnish Opera & Ballet : de la planification à la paie pour 600 collaborateurs et 3 ensembles
Avec plus de 500 collaborateurs et plus de 1000 contrat d’artistes par an — artistes invités, orchestre, chœur et ballet — le Finnish National Opera and Ballet (FNOB) fait face à une complexité organisationnelle majeure.
Planning artistique, planification du personnel, règles de paie multiples : tout converge vers un même enjeu de fiabilité et de coordination.
En centralisant l’ensemble de ces processus dans #DIESE, l’institution a franchi une étape structurante dans son pilotage global.
Un environnement complexe, multi-équipes et multi-règles
Principale institution lyrique et chorégraphique de Finlande, le FNOB regroupe des équipes artistiques permanentes et un important personnel technique et administratif.
Avant #DIESE, la direction souhaitait moderniser son système de planification, en passant d’un outil hors ligne à un outil en ligne capable d’absorber :
la planification artistique,
la planification des équipes techniques et administratives,
la gestion des contacts,
la production des éléments variables de paie,
et le lien avec le logiciel de paie.
L’objectif : disposer d’une source unique de vérité pour l’ensemble de l’organisation.
Un périmètre ambitieux : planning global et paie intégrée
Le projet, livré en 2025, couvre un périmètre large :
Planning général pour l’ensemble des activités,
Programmation et gestion des productions,
Base de contacts centralisée,
Planification du personnel (techniciens et équipes administratives),
Planification artistique via le module COB pour le ballet, le chœur et l’orchestre,
Intégration avec le système RH (SDWorx),
Export automatisé vers le système de paie.
En plus d’être intégré avec le système RH et le logiciel de paie, le FNOB a utilisé de manière poussée l’API de #DIESE, dans une optique de construction de rapports et d’aide à la planification.
Les équipes techniques déclarent et valident leurs heures. Les artistes consultent leurs convocations et leurs services. Les services administratifs accèdent à leurs plannings via MyDiese.
Concrètement, l’ensemble des équipes travaille donc maintenant dans un environnement commun.
Planification, règles et paie : artistes et personnel dans une même logique
L’un des apports majeurs du projet réside dans la convergence entre :
le module COB (Chœur, Orchestre, Ballet), dédié aux ensembles artistiques,
et la planification du personnel technique et administratif.
Les ensembles artistiques sont planifiés selon leurs règles spécifiques : services, répétitions, représentations, défraiements.
En parallèle, les équipes techniques et administratives sont organisées via la Gestion des Temps et des Activités, avec déclaration et validation des heures dans MyDiese.
Cette architecture unifiée permet :
une coordination renforcée entre production et services supports,
une meilleure lisibilité des plannings,
une articulation directe entre activité planifiée et éléments de rémunération,
une vision consolidée des ressources mobilisées.
700 règles de paie paramétrées
Le FNOB fonctionne avec deux cycles de paiement mensuels et une grande diversité contractuelle.
Au total, près de 700 règles de paie ont été configurées dans #DIESE.
Aujourd’hui :
les variables sont générées à partir des plannings validés,
les exports alimentent directement le système de paie,
l’ensemble des collaborateurs et artistes passent par #DIESE pour le calcul des éléments variables.
La planification et la paie ne sont plus dissociées : elles reposent sur les mêmes données, dans le même système.
Un développement structurant : le positionnement des rôles au ballet
Un point spécifique a nécessité un développement complémentaire : le positionnement précis des rôles au sein du ballet.
Certaines productions requièrent l’assignation individuelle de positions à l’intérieur d’un même rôle — par exemple des positions numérotées dans un corps de ballet.
Développée en complément du périmètre initial, elle :
permet d’assigner des positions spécifiques à chaque danseur,
s’affiche dans les tableaux d’appel et dans MyDiese,
alimente les exports et rapports.
Cette évolution est aujourd’hui en cours de déploiement dans d’autres institutions.
Un pilotage renforcé pour une institution d’envergure nationale
En réunissant planification artistique, gestion des équipes et production des variables de paie dans un seul outil, le Finnish National Opera and Ballet dispose désormais :
d’une circulation des données fiabilisée,
d’une coordination renforcée entre services,
d’une visibilité consolidée sur ses ressources,
d’un pilotage plus structuré de ses activités.
Unifier la planification et la paie à cette échelle illustre la capacité de #DIESE à absorber la complexité des grandes organisations culturelles.
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