Gestion et planification des guides au MNHN

Avec quatre sites et des millions de visiteurs chaque année, le Muséum national d’Histoire naturelle devait structurer la gestion de ses médiateurs. En s’appuyant sur l’interopérabilité entre Secutix et #DIESE, l’institution compile, consolide, et visualise mieux les plannings des guides.

Un enjeu clé : coordonner les médiateurs sur plusieurs sites

Le Muséum national d’Histoire naturelle opère sur quatre sites majeurs : le Jardin des Plantes, le Musée de l’Homme, le Parc zoologique de Paris et l’Arboretum de Versailles-Chèvreloup.

Cette organisation multi-sites implique une gestion fine des visites guidées et des équipes de médiation. Chaque jour, de nombreux créneaux – individuels ou en groupe – doivent être planifiés, suivis et affectés aux bons intervenants.

Jusqu’ici, la gestion des guides reposait fortement sur l’outil de billetterie. Mais face au volume d’activité et à la diversité des intervenants, un besoin s’est imposé : mieux piloter la planification des médiateurs, et visualiser les plannings, tout en fiabilisant les données.

Une interopérabilité au cœur du dispositif

Le projet s’articule autour d’un principe simple : connecter les outils métier et fluidifier la circulation des données.

Concrètement, Secutix – logiciel de billetterie – alimente #DIESE en informations clés :

• catalogue des visites
• créneaux (individuels et groupes)
• données associées aux réservations

Ces données sont transmises automatiquement, par vagues, via un mécanisme de synchronisation. Chaque type de visite devient alors un projet dans #DIESE, avec les guides habilités associés.

Cette interopérabilité permet d’éviter les doubles saisies et de garantir une base de données cohérente entre les systèmes.

Structurer la planification des guides

Une fois les données intégrées, #DIESE devient le socle de pilotage opérationnel.

Les équipes y gèrent :

• les fiches contacts des médiateurs (internes et externes)
• leurs habilitations
• l’affectation aux visites
• la planification quotidienne

La gestion des temps et des activités permet d’affecter les guides aux créneaux de visite, avec une vision claire des disponibilités et des charges. Le planning devient ainsi un outil partagé, lisible et exploitable par les équipes.

Par ailleurs, les responsables peuvent suivre des indicateurs simples, comme le nombre de visites réalisées par médiateur, afin d’équilibrer l’activité.

Une organisation adaptée à la complexité du MNHN

Chaque site du Muséum dispose de ses propres équipes et de ses spécificités. L’organisation dans #DIESE reflète cette réalité, avec des droits d’accès et des périmètres distincts par lieu.

Cette structuration permet :

• de cloisonner les usages par site
• tout en conservant une vision globale
• et en garantissant la cohérence des données

Le système s’adapte ainsi à une organisation décentralisée, sans perdre en lisibilité ni en contrôle.

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