Musées : connecter #DIESE et Secutix pour fluidifier la gestion des visites

Dans les musées et lieux culturels, la circulation des données entre billetterie, planning et gestion des équipes est un enjeu stratégique. Grâce à son expérience des interfaces avec Secutix, IT4Culture accompagne les structures culturelles dans la mise en place d’un écosystème numérique plus fluide, plus fiable et mieux adapté aux besoins de médiation et de gestion des visites.

Des systèmes de gestion souvent cloisonnés

Dans de nombreuses structures culturelles, les outils métiers restent fortement segmentés. La billetterie gère les réservations, tandis qu’un autre outil pilote les équipes, les espaces ou la planification des activités.

Résultat : les informations circulent difficilement. Les équipes doivent ressaisir des données, vérifier manuellement les disponibilités ou reconstituer les plannings à partir de plusieurs systèmes.

Dans le secteur muséal, cette problématique est particulièrement sensible pour :

• les visites de groupes ;
• les activités de médiation ;
• la réservation d’espaces ;
• l’affectation des guides et médiateurs ;
• le suivi des créneaux disponibles.

C’est précisément dans cette logique d’interopérabilité qu’interviennent les interfaces entre #DIESE et les logiciels tiers comme Secutix.

Une intégration pensée pour les besoins des musées

Secutix est aujourd’hui largement utilisé dans les secteurs culturel et événementiel pour la gestion des réservations et de la billetterie. IT4Culture a développé plusieurs scénarios d’intégration entre #DIESE et Secutix, notamment pour des structures muséales et des lieux de médiation culturelle.

L’objectif : connecter les outils déjà en place afin de fluidifier la chaîne de gestion et fiabiliser les données.

Transformer les réservations en activités planifiables

Dans un fonctionnement classique, les réservations effectuées dans Secutix peuvent être automatiquement transmises vers #DIESE.

Concrètement :

• une réservation de groupe devient une activité dans #DIESE ;
• les informations utiles sont récupérées automatiquement ;
• les équipes disposent immédiatement d’une vision opérationnelle du planning.

Les activités peuvent contenir de nombreuses informations utiles au pilotage :

• type de visite ;
• thématique ;
• langue ;
• nombre de participants ;
• niveau scolaire ;
• référents ;
• lieu et créneau concernés.

Cette logique permet d’éviter les doubles saisies tout en améliorant la coordination entre médiation, accueil et planification.

Mieux gérer les médiateurs et les espaces

L’un des principaux apports de #DIESE pour les musées concerne la gestion des ressources humaines et des espaces.

Grâce au module GTA (Gestion des Temps et des Activités), les structures peuvent affecter les médiateurs aux visites en tenant compte :

• de leurs disponibilités ;
• de leurs qualifications ;
• des contraintes de planning ;
• de l’occupation des espaces.

Cette approche apporte une meilleure visibilité sur l’activité quotidienne et facilite l’organisation des équipes.

Autre avantage : il est possible de ne proposer à l’affectation que les médiateurs qualifiés pour une activité donnée.

Deux approches possibles selon les besoins

Les projets menés par IT4Culture montrent qu’il n’existe pas un seul modèle d’intégration.

Certaines structures choisissent de transmettre uniquement les créneaux effectivement réservés vers #DIESE. D’autres préfèrent importer l’ensemble du catalogue de visites afin de disposer d’une vision globale de l’offre disponible.

Cette flexibilité permet d’adapter l’interface à l’organisation de chaque établissement, à ses processus internes et à ses objectifs opérationnels.

Une expertise plus large des interfaces culturelles

Au-delà des musées, IT4Culture dispose d’une expérience historique des interfaces entre #DIESE et les logiciels de billetterie du spectacle vivant, notamment avec Secutix.

Dans certaines maisons d’opéra et théâtres, #DIESE permet par exemple de préparer la programmation de saison avant transmission vers la billetterie pour publication et commercialisation.

Vous souhaitez échanger sur vos enjeux de billetterie, de médiation ou de planification ?

Parlons de votre organisation et des interfaces possibles avec #DIESE.