Comment The Atlanta Opera est passé à un planning unique

The Atlanta Opera, l’une des principales compagnies lyriques du sud-est des États-Unis, a choisi #DIESE pour rassembler ses productions et sa planification dans un seul outil. Fini les tableurs éparpillés : la compagnie pilote aujourd’hui sa saison, ses productions et son quotidien à partir d’un référentiel unique et partagé.

Une compagnie en croissance, des besoins de planification accrus

The Atlanta Opera propose une saison riche et variée : grandes productions de la Mainstage, série plus intimiste Discoveries, créations du festival 96 Opera, productions en tournée, sans oublier un studio dédié à la captation et à l’archivage vidéo. Elle se produit au Cobb Energy Performing Arts Centre, dispose d’un entrepôt de décors et aménage actuellement un nouvel espace de répétition. La compagnie est d’ailleurs réputée pour ses décors, qu’elle conçoit et loue à d’autres maisons d’opéra.

Avec la montée en puissance de son activité, elle a voulu regrouper sa planification en un seul endroit. Jusqu’alors, plannings et informations de programmation reposaient pour l’essentiel sur des tableurs. Le besoin de TAO : disposer d’un programme unifié, couvrant à la fois les productions, la planification et les contacts.

Un programme unifié, au cœur du projet

Tout commence par la manière dont les productions sont désormais structurées. Dans #DIESE, chaque production regroupe ses informations clés, sa distribution, ses documents et son planning, et se relie aux œuvres qui composent le programme. Plus de dispersion entre fichiers : la saison se construit comme un tout cohérent.

Les contacts suivent la même logique. Artistes, personnel et intervenants extérieurs sont centralisés au même endroit, prêts à être affectés selon les besoins.

Une planification réunie dans une seule vue

Autour des productions, le module de planning rassemble toute l’activité quotidienne : représentations, répétitions, réunions et réservations d’espaces apparaissent côte à côte. Chaque service filtre le planning pour n’afficher que ce qui le concerne, sans jamais quitter une base de données commune.

Comme The Atlanta Opera ne possède pas sa salle et joue dans un lieu partenaire, suivre ces réservations dans le même outil change vraiment la donne. Et quand un planning évolue, la mise à jour se diffuse directement depuis #DIESE, sans repartage manuel. Le planning devient ainsi une véritable source unique de vérité : lisible, partagée et fiable.

Artistes et personnel, intégrés au même planning

Les ensembles artistiques et le personnel permanent sont eux aussi planifiés dans #DIESE et viennent nourrir cette vue d’ensemble : engagements des artistes, répétitions, représentations et suivi des heures — un point que la compagnie tenait à fiabiliser, pour ses artistes permanents comme indépendants. Elle commence également à y planifier ses équipes techniques de plateau. Comme souvent aux États-Unis, celles-ci sont gérées par poste et par effectif, à l’aide de postes génériques : une approche déjà éprouvée avec des maisons d’opéra européennes.

Donner aux artistes un accès direct à leur planning

Prochaine étape, déjà engagée : le déploiement de MyDIESE, le portail individuel. Musiciens et personnel permanent pourront y consulter directement leur planning et les informations liées aux productions.

Les bénéfices, au quotidien

• Un programme unifié, qui relie productions, œuvres et contacts
• Un planning partagé, à la place de multiples tableurs
• Des vues filtrées par service, à partir d’une même base de données
• Un suivi des heures fiable, pour les artistes permanents comme indépendants
• Une base évolutive, qui accompagne la croissance de la compagnie

S’il fallait retenir un enseignement de ce projet, ce serait l’importance d’un référent dédié côté client. Portée par une responsabilité clairement identifiée et un fort engagement des équipes, la compagnie s’est approprié l’outil rapidement — épaulée tout du long par une relation de proximité avec les équipes #DIESE.

Des enjeux similaires ?

Que vous bâtissiez une saison complète ou coordonniez des productions entre plusieurs équipes et plusieurs lieux, #DIESE rassemble votre planification en un seul endroit. Échangez avec les équipes IT4Culture pour découvrir jusqu’où #DIESE peut vous aider.

Pic: TAO – A Midsummer Night’s Dream 2024 – Natalia Carlson Lighting Design